Tijdens het congres Beter Aanbesteden, dat op 20 april 2017 georganiseerd werd door de regio Noord-West, begeleidden Paul van Dijk en Hélène Schepens twee deelsessies over ‘transparantie en communicatie’. Wat Akro Consult betreft kan en moet er in aanbestedingsprocedures meer gebruik gemaakt worden van communicatie- en dialoogmomenten. Dit zorgt voor wederzijds begrip tussen aanbestedende diensten en inschrijvers, betere samenwerking en inschrijvingen die meer aansluiten op de uitvraag.

Gunningsfases

Er is niets op tegen om met name in gunningsfases te werken met startbijeenkomsten, mondelinge nota’s van inlichtingen en presentaties van de door inschrijvers ingediende plannen. Natuurlijk moet één en ander wel goed geborgd worden in de aanbestedingsdocumenten.

Behoefte aan meer communicatie

Vooral vanuit de kant van de inschrijvers werd hierop tijdens het congres positief gereageerd. Aanbestedende diensten zijn meer terughoudendheid, dit gelet op het borgen van de transparantie en gelijkheid. Ook hier wordt de behoefte aan meer communicatie echter onderkend. Uit ervaring weten we, dat het een kwestie van doen is om te ervaren dat deze beginselen ook bij meer dialoog op een prima manier gewaarborgd kunnen worden in de procedure.

Wat inschrijvers betreft zouden aanbestedende diensten bovendien vaker gebruik kunnen maken van marktconsultaties om de door hen opgestelde uitvraag/vraagspecificatie in de markt te toetsen. Met name als het (technisch) complexe of innovatieve opgaven betreft. Over het algemeen geldt hoe beter de uitvraag, hoe beter de inschrijvingen. Het is zonde om in aanbestedingsprocedures veel tijd te verspillen aan onduidelijkheden in de uitvraag.

Aanbestedingsprocedures verbeteren

Akro Consult wil over dit spraakmakende thema graag verder van gedachten wisselen met aanbestedende diensten, marktpartijen, adviseurs en andere betrokkenen bij aanbestedingsprocedures. Op korte termijn zullen wij hiervoor een oproep plaatsen in onze nieuwsbrief en op onze website. Interesse om hierover mee te praten? Houd onze nieuwsbrief en website dan goed in de gaten!